Naarmate de beroepsbevolking steeds meer globaliseert, moeten bedrijven steeds meer rekening houden met de complexiteit van grensoverschrijdende tewerkstelling. Werknemers die tijdelijk of permanent in het buitenland werken, brengen niet alleen uitdagingen met zich mee op het gebied van immigratie, maar ook belangrijke overwegingen met betrekking tot de naleving van socialezekerheidsregels. Voor organisaties die werknemers binnen Europa overplaatsen, is het essentieel om deze regelgeving te begrijpen en te beheren.

Onder normale omstandigheden worden socialezekerheidsbijdragen betaald in het land waar een werknemer werkt. Wanneer werknemers echter tijdelijk worden uitgezonden of voor zaken naar het buitenland reizen, rijzen er vragen: Waar moeten deze bijdragen worden betaald? Hoe kan ervoor worden gezorgd dat zowel de regelgeving van het thuisland als die van het gastland wordt nageleefd?

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft de Europese Unie maatregelen ingevoerd om de rechten van werknemers te beschermen en tegelijkertijd dubbele socialezekerheidsbijdragen te voorkomen. Een A1-verklaring is een belangrijk instrument in dit kader. Het wordt afgegeven door het thuisland van de werknemer en dient als bewijs dat de werknemer blijft bijdragen aan het socialezekerheidsstelsel van het thuisland, waardoor hij of zij wordt vrijgesteld van bijdragen in het gastland.

Inzicht in de A1-verklaring

Definitie en doel

Een A1-verklaring (voorheen E101 of E103 verklaring), soms ook wel eens geduid als A1-certificaat, is een document dat wordt afgegeven door de socialezekerheidsinstantie in het thuisland van een werknemer en waarin staat dat de persoon blijft bijdragen aan het socialezekerheidsstelsel van zijn thuisland terwijl hij tijdelijk in een ander EU- of EER-land of Zwitserland werkt. Dit zorgt ervoor dat de werknemer is vrijgesteld van het betalen van sociale premies in het gastland, waardoor dubbele premies worden voorkomen en de continuïteit van de uitkeringen behouden blijft.

Wie heeft een A1-verklaring nodig?

Een A1-verklaring is essentieel voor verschillende categorieën werknemers, waaronder:

• Zakenreizigers op korte reizen.
• Werknemers in tijdelijke dienst of wanneer er sprake is van internationale detachering.
• Zelfstandigen die internationaal werken.

Werkgevers moeten dit certificaat aanvragen om te voldoen aan de socialezekerheidsvoorschriften. Hoewel voor korte zakenreizen niet altijd een A1-verklaring nodig is, kan het verkrijgen ervan naleving vereenvoudigen en risico’s beperken.

Wettelijk kader

Een A1-verklaring valt onder EU-Verordening nr. 883/2004die de socialezekerheidsstelsels in de EU-lidstaten, de EER en Zwitserland coördineert. Dankzij deze verordening kunnen werknemers dekking behouden onder het stelsel van hun thuisland terwijl ze tijdelijk in het buitenland werken. Voor niet-EU-landen met bilaterale overeenkomsten dienen soortgelijke certificaten, zoals Certificates of Coverage (CoC’s), hetzelfde doel.

Het belang van tijdige naleving

A1-certificaten zijn vaak nodig voor immigratieaanvragen, kennisgevingen van gedetacheerde werknemers (PWN’s) of arbeidsinspecties. In landen als Duitsland en Luxemburg is het overleggen van een A1-verklaring tijdens deze processen verplicht. Niet-naleving kan leiden tot zware financiële sancties, zoals boetes tot €4.000 per werknemer in Frankrijk, die oplopen bij herhaalde overtredingen.

Door de toenemende samenwerking tussen arbeids-, immigratie- en socialezekerheidsinstanties in heel Europa kan niet-naleving op het ene gebied leiden tot onderzoeken op andere gebieden. Dit onderstreept het belang van het veiligstellen van A1-certificaten voordat een opdracht begint, zodat zowel werkgevers als werknemers juridisch en financieel beschermd zijn.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet verkrijgen van een A1-verklaring voor werknemers die tijdelijk in een ander EU/EER-land of Zwitserland werken, kan ernstige financiële en juridische gevolgen hebben voor zowel werkgevers als werknemers.

Om deze risico’s te vermijden, moeten werkgevers A1-certificaten voor werknemers verkrijgen voordat ze op zakenreis gaan of in een ander EU/EER-land of Zwitserland gaan werken. Door proactief te zorgen voor naleving beschermt u uw bedrijf tegen financiële verliezen, operationele verstoringen en juridische kwesties, terwijl u het welzijn van uw wereldwijd mobiele personeel waarborgt.

Praktische tips voor werkgevers

Het effectief beheren van wereldwijde mobiliteit vereist een proactieve aanpak om ervoor te zorgen dat de socialezekerheidsvoorschriften volledig worden nageleefd, vooral wanneer werknemers binnen de EU, EER of Zwitserland reizen of verhuizen. Om het proces te stroomlijnen en de risico’s te minimaliseren, biedt TheHRchapter deze praktische tips:

Naleving van de socialezekerheidswetgeving is een cruciaal aspect bij het managen van wereldwijde mobiliteit, met name in de EU, EER en Zwitserland. Een A1-verklaring speelt een cruciale rol bij het vereenvoudigen van grensoverschrijdende tewerkstelling, het veiligstellen van de voordelen voor werknemers en het vermijden van dubbele bijdragen of dure boetes.

Door proactief te werk te gaan – vooruit plannen, werknemers voorlichten en samenwerken met deskundigen op het gebied van wereldwijde mobiliteit – kunnen werkgevers de complexiteit van internationale opdrachten met vertrouwen tegemoet zien. Naleving van de regelgeving beschermt de organisatie niet alleen tegen financiële en juridische risico’s, maar laat ook zien dat men zich inzet voor wereldwijd mobiele werknemers.

Ontgrendel naleving en harmonie met TheHRchapter

Het navigeren door arbeidswetten en het beheren van werknemersrelaties zijn essentieel voor het behouden van een productieve en conforme werkplek. Bij TheHRchapter bieden we deskundige begeleiding bij het naleven van de arbeidswetgeving en bieden we oplossingen op maat om de relaties met werknemers effectief te beheren.

Ons team is gespecialiseerd in:

• Ervoor zorgen dat internationale en lokale voorschriften worden nageleefd.
• Gepersonaliseerde strategieën aanbieden om wereldwijde mobiliteit te ondersteunen.
• Een positieve en harmonieuze werkomgeving bevorderen en tegelijkertijd juridische risico’s beperken.

Laat ons u helpen bij het stroomlijnen van de naleving, het beheren van werknemersrelaties en het creëren van een bloeiende, juridisch verantwoorde werkplek. Neem vandaag nog contact op met TheHRchapter om te horen hoe we uw organisatie en uw wereldwijd mobiele werknemers kunnen ondersteunen!

Socialezekerheidsinstanties in Europa:

Voor werkgevers en werknemers die een A1-certificaat aanvragen, is het belangrijk te weten waar dit aangevraagd kan worden. De volgende zijn de belangrijkste sociale zekerheidsorganisaties in Europa die A1-certificaten uitgeven:

• Duitsland: Deutsche Rentenversicherung (DRV) of zorgverzekeringsfonds (Krankenkasse)
• Frankrijk: URSSAF (voor zowel werknemers als zelfstandigen)
• Italië: INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale)
• Spanje: Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)
• Nederland: Sociale Verzekeringsbank (SVB)
• België: Nationaal Instituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSZ/ONSS)
• Polen: ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych)
• Ierland: Department of Social Protection
• Oostenrijk: Oostenrijkse Gezondheidsverzekeringsfonds (ÖGK)
• Zweden: Försäkringskassan

Deze organisaties zorgen ervoor dat werknemers blijven bijdragen aan het sociale zekerheidsstelsel van hun thuisland, terwijl ze tijdelijk in het buitenland werken, waardoor dubbele bijdragen worden voorkomen en naleving van de regels over grenzen heen wordt gewaarborgd.

Hulp nodig met andere HR-diensten voor uw bedrijf?

Bij TheHRchapter bieden we oplossingen op maat om startups en scaleups te begeleiden bij het kiezen en implementeren van de beste tools voor aanwerving, onboarding, payroll, personeelsbeheer en meer.

HR-kerndiensten

• HR Advies: Geeft deskundig advies over verschillende HR-aangelegenheden, waaronder beleid, procedures en compliance
• HR-diensten voor starters: Biedt oplossingen op maat voor startups en helpt hen een sterk HR-fundament op te bouwen.
• Werving & selectie: Of je nu op zoek bent naar nieuw talent of naar niche-experts, wij zorgen voor een soepel, persoonlijk proces op maat van jouw specifieke behoeften.
• Salarisadministratie: Beheren van salarisverwerking, belastingaangiften en personeelsbeloningen.

Laat ons u helpen uw HR-processen te stroomlijnen en uw bedrijfsdoelen te bereiken. Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!