Onboarding gaat niet alleen over papierwerk en oriëntatie, het is een cruciaal moment dat de toon zet voor het hele traject van een werknemer. Onderzoek toont aan dat werknemers die een goede onboarding ervaren 2,6 keer meer kans hebben om tevreden te zijn op hun werkplek. Uit een recent onderzoek van Gallup blijkt echter dat slechts 12% van de werknemers vindt dat hun organisatie goed werk levert op het gebied van onboarding. Dat betekent dat de meeste bedrijven een enorme kans laten liggen om vanaf de eerste dag te bouwen aan betrokkenheid en langdurige retentie.

Als onboarding goed wordt uitgevoerd, versnelt het niet alleen de productiviteit van nieuwe werknemers, maar versterkt het ook de bedrijfscultuur en de loyaliteit van werknemers. In deze gids onderzoekt TheHRchapter bruikbare strategieën voor het opschalen van onboarding in snelgroeiende omgevingen, om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich ondersteund en betrokken voelen en klaar zijn om bij te dragen. Of u nu vijf of vijftig werknemers per maand aanneemt, deze op onderzoek gebaseerde inzichten zullen u helpen een onboardingproces op te zetten dat meegroeit met uw bedrijf.

De unieke uitdagingen van onboarding bij snelle groei begrijpen

Als startups snel opschalen, wordt het een grote uitdaging om nieuwe werknemers efficiënt in te werken en tegelijkertijd de kwaliteit te handhaven. Hier zijn enkele van de grootste hindernissen waarmee bedrijven te maken krijgen:

Pre-boarding: de weg bereiden voor succes

Een gestructureerd pre-inwerkproces zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom en voorbereid voelen voor hun officiële startdatum. Deze fase is cruciaal om de spanning op de eerste dag te verminderen en werknemers voor te bereiden op een soepele overgang.

a. Een checklist en proceskader voor onboarding opstellen. Een goed gedefinieerde checklist zorgt voor consistentie bij het inwerken, vooral bij grote aantallen nieuwe werknemers. Het moet alle essentiële stappen bevatten, zoals het invullen van papierwerk, het instellen van IT en de planning voor de eerste week, om te voorkomen dat er op het laatste moment nog iets moet gebeuren.

b. Papierwerk en administratieve taken automatiseren met HR-tools. Door HR-software te gebruiken voor het afhandelen van papierwerk, het inschrijven op secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance-taken bespaart u tijd en minimaliseert u het aantal fouten. Door deze administratieve processen te automatiseren, kunnen HR-teams zich richten op het creëren van een meer persoonlijke inwerkervaring.

c. Een welkomstpakket samenstellen (uitrusting, boekhouding, interne documenten). Een naadloze Day 1-ervaring begint met het voorzien van nieuwe werknemers van alles wat ze nodig hebben – laptops, softwaretoegang, bedrijfshandboeken en andere benodigdheden. Door ervoor te zorgen dat alle tools van tevoren zijn ingesteld, worden onnodige vertragingen en frustraties voorkomen.

De eerste week: een soepele overgang creëren

Duidelijke verwachtingen vanaf de eerste dag zijn cruciaal voor het succes van werknemers. Managers moeten in een vroeg stadium functiebeschrijvingen, belangrijke doelstellingen en prestatieverwachtingen geven, zodat nieuwe werknemers hun verantwoordelijkheden begrijpen en weten hoe hun rol bijdraagt aan de bredere doelstellingen van het bedrijf. Een stappenplan voor de eerste week kan een handig hulpmiddel zijn om werknemers door hun eerste taken en doelstellingen te loodsen.

Technologie inzetten voor schaalbare onboarding

Naarmate startups zich uitbreiden, wordt het handmatig beheren van onboarding onhoudbaar. Technologie speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen van processen, het garanderen van consistentie en het verbeteren van de werknemerservaring.

• HR-platforms zoals BambooHR, Rippling of Workday kunnen administratieve taken automatiseren, zoals documentbeheer, het bijhouden van compliance en het inschrijven op secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze tools zorgen voor een naadloze ervaring en verminderen de belasting voor HR-teams. Met de functies voor het bijhouden van de voortgang kan het traject van elke nieuwe medewerker worden gevolgd, zodat er geen stap overgeslagen wordt.
• Een schaalbaar inwerkprogramma moet gestructureerde, rolspecifieke leertrajecten bevatten. Met LMS-platforms kunnen startups trainingsmodules aanbieden die nieuwe werknemers in hun eigen tempo kunnen doorlopen. Deze aanpak zorgt voor consistentie en stelt werknemers in staat om te leren op een manier die bij hen past.
• Voor externe en hybride teams is sterke communicatie essentieel. Platformen zoals Slack, Microsoft Teams en Zoom helpen nieuwe medewerkers om contact te houden, vragen te stellen en zich in te zetten voor hun teams. Het creëren van speciale inwerkkanalen, het organiseren van virtuele koffiechats en het faciliteren van vraag- en antwoordsessies kunnen de kloof overbruggen tussen werknemers op kantoor en werknemers op afstand.

Succes meten: hoe uw onboardingproces optimaliseren

Onboarding houdt niet op zodra nieuwe werknemers zijn ingewerkt – het moet voortdurend evolueren op basis van gegevens en feedback. Het meten van de effectiviteit helpt bedrijven om hun proces te verfijnen en het behoud van werknemers te verbeteren. Een sterk onboardingprogramma is een investering in de tevredenheid en prestaties van werknemers op de lange termijn.

Schaal uw onboarding met vertrouwen

Snelle groei betekent niet dat je moet afzien van een goede inwerkervaring. Een goed georganiseerd en uitbreidbaar proces zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich snel thuis voelen, geïnteresseerd blijven en sneller beginnen bij te dragen, wat de bedrijfscultuur een boost geeft en mensen langer bij je houdt. Door gebruik te maken van technologie, belangrijke cijfers in de gaten te houden en je aanpak altijd te verbeteren, kan jouw startup van onboarding iets maken waarmee je je onderscheidt van anderen.

Bij TheHRChapter richten we ons op het maken van aangepaste inwerkplannen die kunnen meegroeien met uw bedrijf. Van tools die dingen doen tot plannen die uw cultuur op de eerste plaats zetten, wij helpen u een soepele ervaring te creëren die werknemers helpt slagen. Wil je de manier veranderen waarop je nieuwe mensen aan boord haalt? Bel ons vandaag nog en laten we samen werken aan een slimmere, flexibelere toekomst.

Hulp nodig met andere HR-diensten voor uw bedrijf?

Bij TheHRchapter bieden we oplossingen op maat om startups en scaleups te begeleiden bij het kiezen en implementeren van de beste tools voor personeelswerving, inwerken, loonlijstpersoneelsbeheer en meer.

HR-kerndiensten

• HR-consultancy: Geeft deskundig advies over verschillende HR-aangelegenheden, waaronder beleid, procedures en compliance
• HR-diensten voor starters: Biedt oplossingen op maat voor startups en helpt hen een sterk HR-fundament op te bouwen.
• Salarisadministratie: Beheren van salarisverwerking, belastingaangiften en personeelsbeloningen.

Laat ons u helpen uw HR-processen te stroomlijnen en uw bedrijfsdoelen te bereiken. Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!