Voor veel startups is HR vaak een bijzaak – iets dat pas aan de orde komt als het bedrijf groeit. Te lang wachten met het opstellen van een solide HR-beleid kan echter leiden tot nalevingsproblemen, inefficiënt werken en ontevredenheid onder werknemers. Het is zelfs zo dat 65% van de startups geen specifieke HR-ondersteuningwaardoor kritieke functies als aanwerving, salarisadministratie en naleving van wet- en regelgeving in handen zijn van oprichters of werknemers met weinig tot geen HR-ervaring.

Maar HR gaat niet alleen over aannemen en papierwerk, het is een fundamenteel onderdeel van het opbouwen van een veerkrachtig en schaalbaar bedrijf. Een goed gestructureerde HR-functie helpt toptalent aan te trekken, een sterke bedrijfscultuur te bevorderen, de naleving van wettelijke voorschriften te garanderen en je startup te beschermen tegen onnodige risico’s. Hoe sneller je HR best practices implementeert, hoe makkelijker het wordt om te schalen zonder verstoringen.

TheHRchapter heeft een praktische HR compliance checklist ontworpen om startups en scaleups te helpen essentiële HR-activiteiten te stroomlijnen en tegelijkertijd binnen het budget te blijven. Van werving en indiensttreding tot beleidsbeheer en naleving van de wet, deze gids leidt je door de onmisbare HR-processen die je bedrijf klaarstomen voor succes op de lange termijn. Laten we eens duiken in de belangrijkste HR-praktijken waaraan elke startup vanaf de eerste dag prioriteit zou moeten geven.

1. HR-beleid en arbeidscontracten opstellen

Een solide basis voor HR begint met duidelijk beleid en bindende werkafspraken. Deze documenten dienen als leidraad voor wat werknemers kunnen verwachten, hun rechten en plichten. Ze zorgen ervoor dat het bedrijf zich aan de arbeidswetgeving houdt en helpen openheid en vertrouwen in je nieuwe bedrijf op te bouwen.

Tot de belangrijkste beleidsregels behoren een gedragscode om ethisch gedrag en antidiscriminatieregels te definiëren, een beleid voor werken op afstand om de verwachtingen voor hybride teams vast te leggen en een beleid voor gegevensbeveiliging om bedrijfs- en klantgegevens te beschermen.

a. Opstellen van duidelijke werknemerscontracten

Elke nieuwe medewerker moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst ontvangen waarin duidelijk het type dienstverband, de vergoeding en voordelen, de verwachtingen en het beëindigingsbeleid staan beschreven.

Deze contracten helpen misverstanden en juridische geschillen voorkomen door belangrijke voorwaarden zoals salaris, functieverantwoordelijkheden en opzegtermijnen vast te leggen.

b. Een werknemershandboek maken

Een werknemershandboek is een belangrijke bron van informatie die het bedrijfsbeleid, de verwachtingen op de werkplek en de arbeidsvoorwaarden uiteenzet, en zorgt voor duidelijkheid en consistentie voor alle werknemers.

Het moet gemakkelijk toegankelijk zijn en regelmatig worden bijgewerkt om de groei van het bedrijf weer te geven.

c. Beleid op de werkplek implementeren

De belangrijkste beleidsregels omvatten een gedragscode om ethisch gedrag en antidiscriminatieregels te definiëren, een beleid voor werken op afstand om de verwachtingen voor hybride teams vast te leggen en een beleid voor gegevensbeveiliging om bedrijfs- en klantgegevens te beschermen.

2. Naleving van aanwervings- en inwerkprocedures

Het aannemen van het juiste talent is cruciaal voor het succes van een startup, maar het moet gebeuren binnen het kader van de arbeidswetgeving om juridische risico’s te vermijden. De juiste wervings- en inwerkprocessen zorgen voor naleving, beschermen het bedrijf tegen mogelijke rechtszaken en zorgen voor een soepele overgang voor nieuwe werknemers.

a. Juridische overwegingen: werknemers vs. onafhankelijke aannemers

Startups werken vaak met een mix van fulltime werknemers en onafhankelijke aannemers, maar het verkeerd indelen van werknemers kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben.

Werknemers hebben meestal recht op uitkeringen, belastinginhoudingen en arbeidsbescherming, terwijl onafhankelijke aannemers hun eigen belastingen en uitkeringen beheren.

Door de lokale arbeidswetgeving door te nemen en juridische professionals te raadplegen, kun je boetes en nalevingsproblemen voorkomen.

b. Antidiscriminatie en gelijke kansen bij aanwerving

Het aannemen van personeel moet eerlijk en onbevooroordeeld gebeuren om te voldoen aan de wetgeving inzake werkgelegenheidskansen en antidiscriminatieregelgeving.

Het implementeren van gestructureerde sollicitatieprocessen, een diversiteits- en inclusiebeleid en objectieve evaluatiecriteria kunnen helpen bij het creëren van een eerlijke aanwervingsomgeving.

c. Achtergrondcontroles en verificatie van werknemers

Voordat een bedrijf een kandidaat aanneemt, moet het de rechten om te werken, de identiteit en de belastinggegevens van de kandidaat controleren.

Het uitvoeren van achtergrondcontroles, arbeidsverificaties en het verzamelen van belastingformulieren helpt bij het voorkomen van frauduleuze aanwervingen en zorgt ervoor dat de lokale arbeidswetgeving wordt nageleefd.

Achtergrondcontroles moeten echter wel voldoen aan de privacywetgeving en de regels voor eerlijke indienstneming –vraag kandidaten altijdom schriftelijke toestemming voordat je een screening uitvoert.

d. Gestructureerde inwerkprogramma’s

Een goed gestructureerd onboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers soepel integreren in het bedrijf en tegelijkertijd voldoen aan de compliancevereisten.

Een effectief inwerkproces verhoogt de betrokkenheid van werknemers, verlaagt het verloop en zorgt ervoor dat ze zich aan de regels houden, wat de basis legt voor succes op lange termijn.

3. Naleving van salarisadministratie en vergoedingen

Compliance van salarisadministratie en vergoedingen is essentieel voor startups om juridische gevolgen te voorkomen, de tevredenheid van werknemers te garanderen en een solide basis voor groei te creëren. Salarisadministratie is meer dan alleen het uitschrijven van cheques; het is de naleving van arbeidswetten, belastingregels en de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden.

a. Minimumloonwetten en regels voor overwerk

Start-ups moeten voldoen aan lokale, provinciale en federale minimumloonwetten om ervoor te zorgen dat werknemers een eerlijke beloning krijgen. Loonwetten verschillen per land en niet-naleving kan leiden tot hoge boetes of juridische geschillen.

b. Vereisten voor loonbelasting en rapportage

Veel starters hebben baat bij het gebruik van salarissoftware of het uitbesteden van salarisservices om te zorgen voor nauwkeurigheid, tijdige belastingaangifte en naleving van de arbeidswetgeving.

c. Voordelen naleving

Personeelsbeloningen, waaronder gezondheidszorg, pensioenregelingen en betaald verlof, moeten voldoen aan de nationale arbeidswetgeving om juridische sancties te voorkomen.

Werkgevers kunnen verplicht worden om een ziektekostenverzekering aan te bieden op basis van de grootte van het bedrijf, bij te dragen aan pensioenspaarplannen en zich te houden aan verplicht verlofbeleid zoals ziekteverlof, verlof om gezinsredenen en vakantieverlof. Niet-naleving kan leiden tot audits, boetes en reputatierisico’s.

4. Veiligheid op de werkplek en welzijn van werknemers

Het bieden van een gezonde en veilige werkomgeving is cruciaal voor de productiviteit van werknemers, het minimaliseren van juridische risico’s en het creëren van een goede bedrijfscultuur. Arbeidsveiligheid, moraliteit op de werkplek en het welzijn van het personeel moeten proactief worden aangepakt door startups om te helpen de arbeidswetgeving na te leven en bij te dragen aan productieve werknemers.

a. Vereisten voor gezondheid en veiligheid op het werk

Het bieden van een gezonde en veilige werkomgeving is essentieel voor het stimuleren van de productiviteit van werknemers, het verminderen van juridische risico’s en het bevorderen van een positieve bedrijfscultuur.

Startups moeten proactief aandacht besteden aan veiligheid op het werk, ethiek op de werkplek en het welzijn van werknemers om te voldoen aan de arbeidswetgeving en een productief en betrokken personeelsbestand te ondersteunen.

b. Programma’s voor geestelijke gezondheid en welzijn

Een veilige werkplek vereist een duidelijke inzet om intimidatie, discriminatie en onethisch gedrag te voorkomen. Het opstellen van een uitgebreid ethisch beleid op de werkplek zorgt voor naleving van de wet en bevordert professionaliteit.

Belangrijke acties zijn onder andere het implementeren van een nultolerantiebeleid voor intimidatie, het aanbieden van regelmatige trainingen over diversiteit en inclusie, het creëren van vertrouwelijke meldkanalen en het ontwikkelen van een eerlijk proces voor het onderzoeken van klachten.

5. Gegevensbescherming en privacy van werknemers

Het beschermen van werknemersgegevens is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook essentieel voor het behoud van vertrouwen en de bescherming van gevoelige informatie. Startups moeten maatregelen implementeren om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de privacywetgeving, veilig omgaan met personeelsgegevens en de rechten van werknemers met betrekking tot toegang tot en bescherming van gegevens respecteren.

a. Naleving van de privacywetgeving (Europa en het VK)

Startups moeten voldoen aan wetten voor gegevensbescherming, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa en de Britse Data Protection Act.
● Deze regels vereisen dat bedrijven expliciete toestemming krijgen van werknemers voor het verzamelen van gegevens, duidelijke mededelingen doen over hoe gegevens worden gebruikt en ervoor zorgen dat gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes en juridische gevolgen.

b. Veilig omgaan met personeelsdossiers en persoonlijke informatie

Werknemersdossiers, zoals loonlijsten, belastingformulieren, gezondheidsdossiers en prestatiegegevens, moeten veilig worden opgeslagen en verwerkt om ongeoorloofde toegang of inbreuken te voorkomen.

Het implementeren van veilige systemen, encryptie en rolgebaseerde toegang zorgt ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie. Regelmatige audits helpen de naleving van de privacywetgeving te handhaven.

c. Rechten van werknemers met betrekking tot toegang tot en bescherming van gegevens

Werknemers hebben het recht om te weten welke gegevens worden verzameld, om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens en om correcties of verwijdering aan te vragen.

Startups moeten een duidelijk beleid voor gegevenstoegang implementeren, werknemers in staat stellen hun gegevens bij te werken en ervoor zorgen dat ze hun rechten op het gebied van gegevensbescherming begrijpen.

6. Beleid voor prestatiemanagement en ontslag

Een goed prestatiebeheersysteem garandeert werknemers eerlijke beoordelingen, groeimogelijkheden en duidelijke succesverwachtingen. Bovendien behoeden effectieve klachtenafhandeling en goede ontslagprocedures startups voor juridische problemen en stellen ze hen in staat om een positieve werkcultuur op te bouwen.

Door eerlijke en wettelijke ontslagprocedures te implementeren, kunnen startups hun bedrijf beschermen en tegelijkertijd een positieve reputatie als werkgever behouden.

Een goed gedefinieerde strategie voor prestatiebeheer en ontslag zorgt niet alleen voor naleving van de wet, maar versterkt ook het vertrouwen van werknemers, de betrokkenheid en het zakelijke succes op lange termijn.

7. Nalevingsaudits & voortdurende verbetering

HR-compliance vereist voortdurende controle en verbetering om gelijke tred te houden met veranderende arbeidswetten en bedrijfsbehoeften.

Regelmatige HR-audits helpen hiaten in het beleid te identificeren, zorgen ervoor dat de salarisadministratie en belastingen correct worden nageleefd en controleren of de arbeidswetgeving wordt nageleefd.

Door op de hoogte te blijven van wijzigingen in de regelgeving via overheidsinstanties, juridische professionals en bronnen binnen de sector, worden risico’s op het gebied van naleving voorkomen.

Investeren in HR-technologie en juridische ondersteuning, zoals HR-managementsoftware, AI-gestuurde compliance toolsen juridisch advies, stroomlijnt processen en vermindert administratieve lasten.

Door proactief audits uit te voeren, zich aan te passen aan juridische updates en gebruik te maken van technologie, kunnen startups hun compliance behouden, risico’s minimaliseren en een sterke HR-basis leggen voor groei.

Bouwen aan een sterke toekomst: HR Compliance voor succes op lange termijn

Bij HR-compliance gaat het niet alleen om het naleven van voorschriften, maar ook om het bouwen van een sterke basis voor groei, het bevorderen van een positieve werkcultuur en het beschermen van je startup tegen onnodige risico’s. Van het opstellen van een duidelijk werkgelegenheidsbeleid tot het waarborgen van de nauwkeurigheid van de salarisadministratie, veiligheid op de werkplek en privacy van gegevens, elk aspect van HR speelt een cruciale rol in het succes van je bedrijf.

Door de best practices in deze checklist te implementeren, kunnen startups een gestructureerd, wettelijk compliant en schaalbaar HR-raamwerk creëren dat werknemers ondersteunt en zakelijk succes stimuleert. Het kan echter complex zijn om te navigeren door HR-compliance, vooral voor groeiende bedrijven met beperkte middelen.

Dat is waar TheHRchapter om de hoek komt kijken. Ons team van HR-experts helpt startups en scaleups hun HR-processen te stroomlijnen, te voldoen aan de arbeidswetgeving en een succesvolle werkcultuur op te bouwen. Deskundige begeleiding nodig bij HR-compliance? Neem vandaag nog contact op met TheHRchapter en maak uw bedrijf klaar voor succes op de lange termijn.

Hulp nodig met andere HR-diensten voor uw bedrijf?

Bij TheHRchapter bieden we oplossingen op maat om startups en scaleups te begeleiden bij het kiezen en implementeren van de beste tools voor aanwerving, onboarding, payroll, personeelsbeheer en meer.

HR-kerndiensten

● HR Advies: Geeft deskundig advies over verschillende HR-aangelegenheden, waaronder beleid, procedures en naleving

● HR-diensten voor starters: Biedt oplossingen op maat voor startups en helpt hen een sterk HR-fundament op te bouwen.

● Werving & selectie: Of je nu op zoek bent naar nieuw talent of naar niche-experts, wij zorgen voor een soepel, persoonlijk proces op maat van jouw specifieke behoeften.

● Salarisadministratie: Beheren van salarisverwerking, belastingaangiften en personeelsbeloningen.

Laat ons u helpen uw HR-processen te stroomlijnen en uw bedrijfsdoelen te bereiken. Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!