Voor startups en scale-upsis een sterke basis van Human Resources (HR)-beleid net zo belangrijk als het verkrijgen van financiering of het ontwikkelen van een concurrerend product. In de snelle wereld van ondernemerschap krijgen groei en innovatie vaak voorrang, soms ten koste van gestructureerde HR-praktijken. Naarmate bedrijven echter groeien, kan het ontbreken van een duidelijk beleid leiden tot juridische risico’s, conflicten op de werkvloer en een verminderde werknemerstevredenheid.

Een sterk HR-beleid helpt bedrijven om de arbeidswetgeving na te leven, een goede en gastvrije werkcultuur op te bouwen en de functieverwachtingen voor nieuwe werknemers vanaf het begin duidelijk te maken. In Europa hebben grote verschuivingen in de arbeidswetgeving meer nadruk gelegd op de rechten van werknemers, de balans tussen werk en privéleven en een eerlijke behandeling op het werk. De EU heeft nieuwe regels ingevoerd om het ouderschapsverlof te verbeteren, de richtlijnen voor werken op afstand aan te scherpen en werknemers het “recht op ontspanning” buiten werktijd te geven. Ook meer aandacht voor werkplekethiek, inclusief online gedrag en digitale verantwoordelijkheden, laat zien dat startups hun beleid moeten aanpassen aan wat mensen verwachten op de werkplek van vandaag.

Bedrijven helpen bij dit cruciale aspect van groei, TheHRchapter deze gids opgesteld, waarin de belangrijkste beleidsregels staan die elke startup en scale-up in Europa zou moeten implementeren om compliant te blijven, werknemers te beschermen en een bloeiende werkcultuur op te bouwen.

Gedragscode

Een gedragscode is de hoeksteen van de werkcultuur van een organisatie en stelt duidelijke verwachtingen op met betrekking tot het gedrag van werknemers, ethische praktijken en professionele interactie. Voor startups en scale-ups, waarvan het personeelsbestand meestal divers is en snel groeit, is een duidelijk geschreven gedragscode cruciaal voor het creëren van een respectvolle, inclusieve en wettelijke werkomgeving. Het maakt de werknemers bewust van hun verantwoordelijkheden en biedt een basis om potentiële problemen aan te pakken voordat ze escaleren tot conflicten of juridische geschillen.

Digitaal gedrag: sociale media en online activiteiten

• Beleid sociale media: Werknemers moeten instructies krijgen om verantwoordelijk om te gaan met sociale media, vooral wanneer ze berichten plaatsen over bedrijfszaken of commentaar geven op zaken die de reputatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden.
• Beleid voor online intimidatie: Er moet een duidelijk beleid worden opgesteld om cyberpesten, godslastering en intimidatie via alle digitale communicatiekanalen, zoals e-mails, chat en software voor werken op afstand, te verbieden.
• Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming: De werknemers moeten duidelijk worden geïnformeerd dat de openbaarmaking van gevoelige bedrijfsinformatie op persoonlijke netwerken ten strengste verboden is.

Een op maat gemaakte gedragscode is bedoeld om startups en scale-ups te helpen bij het vestigen van hun bedrijfscultuur en tegelijkertijd de juridische blootstelling te beperken, professionaliteit te bevorderen en de naleving van de hedendaagse normen op de werkvloer te vergemakkelijken.

Verlofbeleid

Het is cruciaal om een duidelijk en goed gecommuniceerd verlofbeleid te hebben om werknemers te helpen begrijpen waar ze recht op hebben en hoe ze verlof moeten aanvragen. Een transparant beleid helpt bij het creëren van een werkcultuur die de balans tussen werk en privé en het welzijn bevordert, onzekerheid en stress bij werknemers wegneemt en ervoor zorgt dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd. Scale-ups en start-ups moeten rekening houden met deze regels bij het opstellen van hun HR-beleid om aantrekkelijke werkgevers te blijven en mogelijke juridische complicaties te vermijden.

In de Europese Unie zelf hebben werknemers recht op minstens vier weken (20 werkdagen) jaarlijkse vakantie met behoud van loon, met uitzondering van officiële feestdagen. De meeste landen hebben meer dan dit minimum en bieden ofwel meer betaalde vakantiedagen of meer flexibiliteit in het gebruik ervan.

Belangrijkste vormen van verlof in de EU

1. Jaarlijks verlof

De Europese Unie eist dat alle werknemers jaarlijks minstens vier weken (20 werkdagen) betaald verlof krijgen, feestdagen niet meegerekend. Dit geeft werknemers voldoende tijd voor ontspanning en recuperatie om langdurige arbeidssatisfactie en productiviteit te garanderen.

2. Ouderschapsverlof

Beide ouders hebben ook recht op ten minste vier maanden ouderschapsverlof bij de geboorte of adoptie van een kind volgens EU-richtlijn 2019/1158. Twee maanden kunnen niet worden overgedragen tussen de twee ouders om beide verzorgers in staat te stellen tijd door te brengen met het kind.

3. Vaderschapsverlof

Vaders of secundaire ouders hebben in de EU recht op minstens 10 betaalde werkdagen vaderschapsverlof, op te nemen tijdens de geboorte van een kind. Sommige landen hebben zelfs nog betere voordelen.

4. Zwangerschapsverlof

De EU staat minimaal 14 weken zwangerschapsverlof toe, waarvan minimaal twee weken voor of na de bevalling moeten worden opgenomen. Alle landen bieden echter meer voordelen.

5. Verlof voor verzorgers

Voor werknemers die gedwongen zijn om voor een ernstig ziek gezins- of familielid te zorgen, eist de Europese Unie minimaal vijf zorgverlofdagen per jaar. In andere landen bestaan aanvullende rechten.

Werken op afstand en het recht om de verbinding te verbreken

De groei in werken op afstand en hybride werken heeft de werkdynamiek van scale-ups en startups fundamenteel veranderd, door werknemers meer flexibiliteit te bieden en bedrijven in staat te stellen talent aan te boren zonder geografische beperkingen. De verschuiving naar werken op afstand brengt echter een aantal uitdagingen met zich mee, zoals het behouden van productiviteit, het faciliteren van naadloze communicatie en het voorkomen van een burn-out bij werknemers. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn duidelijk geformuleerde beleidsregels voor werken op afstand en het opleggen van het “recht om de verbinding te verbreken” essentiële elementen geworden van het hedendaagse personeelsbeleid.

Wat is het recht om de verbinding te verbreken?

Het recht om de verbinding te verbreken is het wettelijke recht van een werknemer om zich buiten werktijd zonder repercussies los te koppelen van werkgerelateerde communicatie. Deze wetgeving bevordert het evenwicht tussen werk en privéleven, vermindert stress en burn-out, moedigt werkgevers aan om de werktijden te respecteren en bevordert een gezondere, duurzamere werkcultuur.

Verschillende Europese landen hebben wetten opgesteld om werknemers te beschermen tegen werkverplichtingen na sluitingstijd. Frankrijk heeft in 2017 het voortouw genomen door bedrijven met meer dan 50 werknemers te verplichten om te onderhandelen over verbrekingsovereenkomsten. Spanje geeft werknemers het recht om zich tijdens rustperiodes los te koppelen van digitale hulpmiddelen, terwijl de Ierse Code of Practice van 2021 ervoor zorgt dat werknemers niet routinematig geacht worden buiten de normale uren te werken en werkgevers verplicht maatregelen te nemen om overwerk te voorkomen.

Stappen om een effectief HR-beleid op te stellen

Bij TheHRchapter geloven we dat het implementeren van goed gestructureerd HR-beleid essentieel is voor startups en scale-ups om een sterke, compliant en werknemersvriendelijke werkomgeving op te bouwen. Om te zorgen voor duidelijkheid, naleving van de wet en afstemming op de bedrijfsdoelstellingen, raden we de volgende belangrijke stappen aan:

Hebt u een extra handje nodig? Bij TheHRchapter zijn we gespecialiseerd in het helpen van bedrijven bij het ontwikkelen en implementeren van HR-beleid op maat van hun unieke behoeften. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe onze expertise uw groei kan ondersteunen en een bloeiende werkomgeving kan creëren.

Hulp nodig met andere HR-diensten voor uw bedrijf?

Bij TheHRchapter bieden we oplossingen op maat om startups en scaleups te begeleiden bij het kiezen en implementeren van de beste tools voor aanwerving, onboarding, payroll, personeelsbeheer en meer.

HR-kerndiensten

• HR Advies: Geeft deskundig advies over verschillende HR-aangelegenheden, waaronder beleid, procedures en compliance
• HR-diensten voor starters: Biedt oplossingen op maat voor startups en helpt hen een sterk HR-fundament op te bouwen.
• Werving & selectie: Of je nu op zoek bent naar nieuw talent of naar niche-experts, wij zorgen voor een soepel, persoonlijk proces op maat van jouw specifieke behoeften.
• Salarisadministratie: Beheren van salarisverwerking, belastingaangiften en personeelsbeloningen.

Laat ons u helpen uw HR-processen te stroomlijnen en uw bedrijfsdoelen te bereiken. Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!