Para muchas empresas de nueva creación, los RRHH suelen ser una idea tardía, algo que se aborda una vez que la empresa crece. Sin embargo, esperar demasiado para establecer políticas de RRHH sólidas puede provocar problemas de cumplimiento, ineficacia en el lugar de trabajo e insatisfacción de los empleados. De hecho, el 65% de las startups carecen de de RRHHdejando funciones críticas como la contratación, las nóminas y el cumplimiento en manos de fundadores o empleados con poca o ninguna experiencia en RRHH.

Pero los RRHH no son sólo contratación y papeleo: son una parte fundamental de la construcción de un negocio resistente y escalable. Una función de RRHH bien estructurada ayuda a atraer a los mejores talentos, fomentar una cultura empresarial sólida, garantizar el cumplimiento legal y proteger a tu startup de riesgos innecesarios. Cuanto antes implementes las mejores prácticas de RRHH, más fácil te resultará escalar sin interrupciones.

El capítulo de RRHH ha diseñado una práctica lista de comprobación del cumplimiento de los RRHH para ayudar a las startups y scaleups a racionalizar las operaciones esenciales de RRHH sin salirse del presupuesto. Desde la contratación y la incorporación hasta la gestión de políticas y el cumplimiento legal, esta guía te guiará a través de los procesos de RRHH imprescindibles que prepararán tu negocio para el éxito a largo plazo. Sumerjámonos en las prácticas clave de RRHH que toda startup debería priorizar desde el primer día.

1. Establecer políticas de RRHH y contratos de trabajo

Una base sólida de RRHH comienza con políticas claras y acuerdos laborales vinculantes. Estos documentos sirven de guía sobre lo que pueden esperar los empleados, sus derechos y sus deberes. Garantizan que la empresa cumple las leyes laborales y ayudan a crear apertura y fe en tu nuevo negocio.

Las políticas clave incluyen un Código de Conducta para definir el comportamiento ético y las normas contra la discriminación, una Política de Trabajo a Distancia para establecer las expectativas de los equipos híbridos, y una Política de Seguridad de Datos para salvaguardar la información de la empresa y de los clientes.

a. Redactar contratos de trabajo claros

● Cada nuevo empleado debe recibir un contrato de trabajo por escrito que defina claramente su tipo de empleo, remuneración y prestaciones, expectativas laborales y políticas de rescisión.

● Estos contratos ayudan a evitar malentendidos y disputas legales al definir términos clave como el salario, las responsabilidades laborales y los periodos de preaviso.

b. Crear un manual del empleado

● Un manual del empleado es un recurso vital que resume las políticas de la empresa, las expectativas del lugar de trabajo y los beneficios, garantizando claridad y coherencia para todos los empleados.

● Debe ser fácilmente accesible y actualizarse periódicamente para reflejar el crecimiento de la empresa.

c. Aplicar políticas en el lugar de trabajo

● Las políticas clave incluyen un Código de Conducta para definir el comportamiento ético y las normas contra la discriminación, una Política de Trabajo a Distancia para establecer las expectativas de los equipos híbridos, y una Política de Seguridad de Datos para salvaguardar la información de la empresa y de los clientes.

2. Cumplimiento de contratación e incorporación

Contratar al talento adecuado es crucial para el éxito de una startup, pero debe hacerse dentro del marco de las leyes laborales para evitar riesgos legales. Los procesos adecuados de contratación e incorporación garantizan el cumplimiento, protegen a la empresa de posibles demandas y crean una transición fluida para los nuevos empleados.

a. Consideraciones legales: empleados frente a contratistas independientes

● Las startups suelen depender de una mezcla de empleados a tiempo completo y contratistas independientes, pero clasificar mal a los trabajadores puede acarrear graves consecuencias jurídicas y económicas.

● Los empleados suelen tener derecho a prestaciones, retenciones fiscales y protecciones laborales, mientras que los contratistas independientes gestionan sus propios impuestos y prestaciones.

● Revisar la legislación laboral local y consultar a profesionales del derecho puede ayudarte a evitar sanciones y problemas de cumplimiento.

b. Prácticas de contratación antidiscriminatorias y de igualdad de oportunidades

● La contratación debe realizarse de forma justa y sin prejuicios para cumplir las leyes sobre oportunidades de empleo y la normativa antidiscriminación.

● Aplicar procesos de entrevista estructurados, políticas de diversidad e inclusión y criterios de evaluación objetivos puede ayudar a crear un entorno de contratación justo.

c. Comprobación y verificación de los antecedentes de los empleados

● Antes de finalizar una contratación, las empresas deben verificar el derecho al trabajo, la identidad y la información fiscal del candidato.

● La comprobación de antecedentes, la verificación del empleo y la recogida de formularios fiscales ayudan a evitar contrataciones fraudulentas y garantizan el cumplimiento de las leyes laborales locales.

● Sin embargo, las comprobaciones de antecedentes deben cumplir las leyes de privacidad y la normativa de contratación justa:obtén siempre el consentimiento por escrito de los candidatos antes de realizar las comprobaciones.

d. Programas estructurados de incorporación

● Un proceso de incorporación bien estructurado garantiza que los nuevos empleados se integren sin problemas en la empresa, al tiempo que cumplen los requisitos de conformidad.

Un proceso de incorporación eficaz fomenta el compromiso de los empleados, reduce la rotación y garantiza el cumplimiento, sentando las bases del éxito a largo plazo.

3. Cumplimiento de nóminas y retribuciones

El cumplimiento de la normativa sobre nóminas y retribuciones es esencial para que las startups eviten repercusiones legales, garanticen la satisfacción de los empleados y creen una base sólida de crecimiento. La nómina es algo más que extender cheques: es el cumplimiento de las leyes laborales, las normas fiscales y la administración de las prestaciones.

a. Leyes de salario mínimo y normativa sobre horas extraordinarias

● Las startups deben cumplir las leyes locales, estatales y federales sobre salario mínimo para garantizar que los empleados reciban una remuneración justa. Las leyes salariales varían según el país, y su incumplimiento puede acarrear fuertes multas o litigios.

b. Requisitos e informes de los impuestos sobre la nómina

● Muchas startups se benefician del uso de software de nóminas o de la externalización de los servicios de nóminas para garantizar la precisión, la puntualidad en la declaración de impuestos y el cumplimiento de la normativa laboral.

c. Cumplimiento de las prestaciones

● Beneficios para los empleados, incluidos asistencia sanitaria, planes de jubilación y permisos retribuidos, deben cumplir la legislación laboral nacional para evitar sanciones legales.

Se puede exigir a los empresarios que ofrezcan un seguro médico en función del tamaño de la empresa, que contribuyan a planes de ahorro para la jubilación y que se adhieran a las políticas de bajas obligatorias, como la baja por enfermedad, la baja familiar y el PTO. El incumplimiento puede dar lugar a auditorías, multas y riesgos para la reputación.

4. Seguridad en el trabajo y bienestar de los empleados

Proporcionar un entorno de trabajo sano y seguro es crucial para la productividad de los empleados, minimizar la exposición legal y establecer una buena cultura de empresa. La seguridad laboral, la moralidad en el lugar de trabajo y el bienestar del personal deben ser abordados de forma proactiva por las empresas emergentes para ayudar a cumplir la legislación laboral y contribuir a una plantilla productiva.

a. Requisitos de salud y seguridad en el trabajo

● Proporcionar un entorno de trabajo sano y seguro es esencial para impulsar la productividad de los empleados, reducir los riesgos legales y fomentar una cultura empresarial positiva.

● Las startups deben abordar de forma proactiva la seguridad laboral, la ética en el lugar de trabajo y el bienestar de los empleados para cumplir la legislación laboral y apoyar una mano de obra productiva y comprometida.

b. Programas de Salud Mental y Bienestar

● Un lugar de trabajo seguro requiere un compromiso claro para evitar el acoso, la discriminación y los comportamientos poco éticos. Establecer políticas globales de ética en el lugar de trabajo garantiza el cumplimiento de la ley y fomenta la profesionalidad.

● Las acciones clave incluyen implantar una política de tolerancia cero frente al acoso, ofrecer formación periódica sobre diversidad e inclusión, crear canales de denuncia confidenciales y desarrollar un proceso justo para investigar las denuncias.

5. Protección de datos y privacidad de los empleados

Proteger los datos de los empleados no es sólo un requisito legal, sino también esencial para mantener la confianza y salvaguardar la información sensible. Las startups deben aplicar medidas que garanticen el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos, gestionar de forma segura los registros de los empleados y respetar los derechos de éstos en relación con el acceso a los datos y su protección.

a. Cumplimiento de las leyes de privacidad de datos (Europa y Reino Unido)

● Las startups deben cumplir las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido.
● Estas normativas exigen que las empresas obtengan el consentimiento explícito de los empleados para la recopilación de datos, proporcionen avisos claros sobre cómo se utilizarán los datos y garanticen que los datos se almacenan y procesan de forma segura. El incumplimiento puede acarrear fuertes multas y consecuencias legales.

b. Manejo seguro de los expedientes de los empleados y de la información personal

● Los registros de los empleados, como nóminas, formularios fiscales, historiales médicos y datos de rendimiento, deben almacenarse y procesarse de forma segura para evitar accesos no autorizados o infracciones.

● Implantar sistemas seguros, encriptación y acceso basado en funciones garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información sensible. Las auditorías periódicas ayudan a mantener el cumplimiento de las leyes de privacidad.

c. Derechos de los trabajadores en materia de acceso y protección de datos

● Los empleados tienen derecho a saber qué datos se recopilan, a solicitar el acceso a sus datos personales y a pedir correcciones o supresiones.

● Las startups deben aplicar políticas claras de acceso a los datos, permitir que los empleados actualicen su información y asegurarse de que comprenden sus derechos de protección de datos.

6. Gestión del rendimiento y políticas de despido

Un buen sistema de gestión del rendimiento garantiza a los empleados evaluaciones justas, oportunidades de crecimiento y expectativas claras de éxito. Además, una resolución eficaz de las quejas y unos procedimientos adecuados de despido salvan a las startups de problemas legales y les permiten construir una cultura positiva en el lugar de trabajo.

Aplicando procedimientos de despido justos y conformes a la ley, las empresas emergentes pueden proteger su negocio y mantener al mismo tiempo una reputación positiva como empleadores.

Una estrategia bien definida de gestión del rendimiento y despido no sólo garantiza el cumplimiento legal, sino que también refuerza la confianza de los empleados, su compromiso y el éxito empresarial a largo plazo.

7. Auditorías de cumplimiento y mejora continua

El cumplimiento de los RRHH requiere una supervisión y mejora continuas para mantenerse al día con la evolución de la legislación laboral y las necesidades empresariales.

● Las auditorías periódicas de RR.HH. ayudan a identificar lagunas en las políticas, garantizan el correcto cumplimiento de las nóminas y los impuestos, y verifican el cumplimiento de las leyes laborales.

● Estar al día de los cambios normativos a través de los organismos gubernamentales, los profesionales jurídicos y los recursos del sector previene los riesgos de cumplimiento.

● Invertir en tecnología de RRHH y apoyo jurídico, como software de gestión de RRHH, herramientas de cumplimiento basadas en IAy consultas jurídicas, agiliza los procesos y reduce las cargas administrativas.

Mediante la auditoría proactiva, la adaptación a las actualizaciones legales y el aprovechamiento de la tecnología, las startups pueden mantener el cumplimiento, minimizar los riesgos y construir una sólida base de RRHH para el crecimiento.

Construir un futuro sólido: Cumplimiento de RRHH para el éxito a largo plazo

El cumplimiento de los RR.HH. no consiste sólo en cumplir la normativa: se trata de construir una base sólida para el crecimiento, fomentar una cultura de trabajo positiva y proteger a tu startup de riesgos innecesarios. Desde establecer políticas de empleo claras hasta garantizar la exactitud de las nóminas, la seguridad en el lugar de trabajo y la privacidad de los datos, todos los aspectos de RRHH desempeñan un papel crucial en el éxito de tu empresa.

Mediante la aplicación de las mejores prácticas descritas en esta lista de comprobación, las startups pueden crear un marco de RRHH estructurado, conforme a la ley y escalable, que apoye a los empleados e impulse el éxito empresarial. Sin embargo, navegar por el cumplimiento de los RRHH puede ser complejo, especialmente para las empresas en crecimiento con recursos limitados.

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